Arbejdsgivererklæring: Hvad er det og hvordan får du den?

Du står med en ansøgning til en bank, en boligudlejer eller en myndighed, og pludselig bliver du bedt om noget, du aldrig har hørt om: en arbejdsgivererklæring. De fleste opdager først, hvor vigtigt dokumentet er, når de mangler det - og så haster det pludselig, fordi en lejlighed, et lån eller en ansøgning hænger i en tråd. Heldigvis er en arbejdsgivererklæring langt nemmere at få fat i, end mange tror, hvis du ved, hvordan du griber det an.

Hvad er en arbejdsgivererklæring?

En arbejdsgivererklæring er en skriftlig bekræftelse fra din arbejdsgiver på, at du er ansat, og på de væsentlige vilkår for din ansættelse, typisk stillingsbetegnelse, ansættelsesdato, arbejdstid og løn. Den bruges som dokumentation over for tredjeparter, fx banker, udlejere, myndigheder eller en ny arbejdsgiver.

Dokumentet har ikke en fast, lovbestemt form, og det er netop derfor, det kan forvirre. Det er ikke det samme som din ansættelseskontrakt, og det er heller ikke en lønseddel. Hvor kontrakten beskriver alle aftalte vilkår i detaljer, er erklæringen en kortfattet og målrettet bekræftelse, der kun indeholder det, modtageren har brug for at vide. Tænk på den som en attest, hvor din arbejdsgiver siger god for dig og dine ansættelsesforhold.

I praksis ser du også dokumentet gå under andre navne: ansættelsesbevis, ansættelsesbekræftelse, arbejdsgiverattest eller bekræftelse på ansættelse. Indholdet er stort set det samme, og de fleste modtagere accepterer alle varianterne, så længe de relevante oplysninger er med, og dokumentet er underskrevet af en person med beføjelse hos virksomheden.

Hvornår skal du bruge en arbejdsgivererklæring?

Behovet opstår oftest i situationer, hvor en tredjepart skal vurdere, om du er økonomisk stabil, eller om du opfylder kravene til en bestemt ydelse eller stilling. Fælles for dem er, at de ikke blot vil tage dit ord for gode varer.

Den hyppigste anledning er boliglån og leje af bolig. Realkreditinstitutter og banker vil gerne se, at din indkomst er reel og stabil, før de bevilger et lån, og mange udlejere stiller samme krav, især på det private lejemarked, hvor konkurrencen om attraktive lejligheder er hård. En erklæring, der viser en fast ansættelse uden opsigelse, kan her gøre forskellen mellem at få nøglerne og at få et afslag.

Derudover bliver dokumentet relevant, når du søger om opholds- eller arbejdstilladelse, familiesammenføring eller andre forhold, hvor Udlændingestyrelsen eller andre myndigheder skal have dokumentation for din tilknytning til arbejdsmarkedet. Også ved ansøgning om visse offentlige ydelser, til- eller fratrædelsesforhold og i forbindelse med forsikring kan du blive bedt om at fremvise en bekræftelse.

En mindre kendt, men værdifuld anvendelse er i jobsøgningen. Hvis du skifter job og vil dokumentere din erfaring, kan en erklæring, der beskriver dine opgaver og din ansættelsesperiode, styrke din profil, især hvis du ikke har en egentlig anbefaling. Det er en pointe, der ofte overses i jobsøgning, hvor mange kun tænker på cv og ansøgning, men glemmer, at dokumentation kan være et stærkt supplement.

Hvad skal en arbejdsgivererklæring indeholde?

Selvom der ikke findes en officiel skabelon, er der nogle oplysninger, som modtageren næsten altid forventer at finde. Jo mere præcis og fuldstændig erklæringen er, desto mindre risiko er der for, at du bliver bedt om at indhente en ny.

Først og fremmest skal virksomhedens navn, CVR-nummer og adresse fremgå tydeligt, helst på firmabriefpapir. Dernæst skal dine egne oplysninger med: fulde navn, og for nogle formål også CPR-nummer, så der ikke kan opstå tvivl om identiteten. Selve kernen i erklæringen er bekræftelsen af ansættelsesforholdet, altså din stillingsbetegnelse, startdato og om ansættelsen er tidsbegrænset eller fortsat.

Banker og udlejere interesserer sig i særlig grad for økonomien. Derfor skal erklæringen ofte angive din månedlige eller årlige bruttoløn, eventuelle faste tillæg og din ugentlige arbejdstid. Er du i opsigelsesvarsel, eller er din prøvetid ikke udløbet, bør det fremgå, da det påvirker, hvor sikker din indkomst er vurderet af modtageren. Afslut med dato, underskrift og navn og titel på den person, der har udfærdiget erklæringen, ofte din nærmeste leder eller en medarbejder i HR eller lønafdelingen.

Et konkret eksempel på en kort formulering kunne se sådan ud: "Hermed bekræftes, at Anna Jensen er ansat som projektleder hos [virksomhed] med virkning fra 1. marts 2022. Ansættelsen er fast og uopsagt. Arbejdstiden er 37 timer ugentligt, og den månedlige bruttoløn udgør [beløb] kr. inklusive pension." Det er ikke mere kompliceret end det.

Sådan får du en arbejdsgivererklæring - trin for trin

Processen er i de fleste tilfælde enkel, men en gennemtænkt henvendelse sparer dig for ventetid og misforståelser. Følg disse trin:

1. Afklar, hvad modtageren kræver. Spørg banken, udlejeren eller myndigheden, hvilke oplysninger erklæringen skal indeholde, og om de har en foretrukken skabelon. Mange institutioner har deres egen blanket, som arbejdsgiveren blot skal udfylde.
2. Kontakt den rette person. Det er typisk din nærmeste leder, HR-afdelingen eller lønkontoret. I mindre virksomheder er det ofte direktøren eller ejeren.
3. Formulér en klar anmodning. Skriv en kort mail, hvor du forklarer, hvad erklæringen skal bruges til, hvad den skal indeholde, og hvornår du har brug for den. Vedhæft gerne modtagerens skabelon.
4. Giv rimelig tid. Sæt en frist på mindst en uges tid, medmindre det er hastesag, så din arbejdsgiver har mulighed for at udfærdige og underskrive dokumentet.
5. Kontrollér indholdet. Læs erklæringen igennem, før du sender den videre, så du er sikker på, at oplysningerne er korrekte, og at underskriften er på plads.

En anmodning kan for eksempel lyde: "Hej Peter. Jeg skal bruge en arbejdsgivererklæring til min bank i forbindelse med et boliglån. Den skal bekræfte min stilling, ansættelsesdato, arbejdstid og bruttoløn. Kan du hjælpe mig med den inden den 15.? Banken har en skabelon, som jeg vedhæfter." Tonen er høflig, konkret og gør det let for modtageren at sige ja.

Har du ret til at få en arbejdsgivererklæring?

Det er et spørgsmål, som mange stiller sig, og svaret er mere nuanceret, end man skulle tro. Der findes ikke en bestemmelse, der udtrykkeligt giver alle lønmodtagere ret til en arbejdsgivererklæring på forlangende. Til gengæld har din arbejdsgiver pligt til at give dig skriftlig information om de væsentlige vilkår i din ansættelse efter ansættelsesbevisloven, og du kan i øvrigt altid bede om en bekræftelse på din ansættelse.

I praksis nægter de færreste arbejdsgivere at udstede en erklæring, for det er hurtigt gjort og koster ikke noget. Undtagelsen er situationer, hvor forholdet til arbejdspladsen er anstrengt, for eksempel under en konflikt eller efter en opsigelse. Her kan det hjælpe at gå til tillidsrepræsentanten eller din fagforening, som kender reglerne og kan hjælpe dig med at stille kravet korrekt. Står du over for en opsigelse, kan det også være relevant at se på, hvordan en opsigelse skabelon hjælper dig med at håndtere afslutningen på ansættelsen professionelt.

Vær i øvrigt opmærksom på, at en arbejdsgivererklæring ikke er det samme som en anbefaling eller en reference. Erklæringen bekræfter faktuelle forhold, mens en reference vurderer din indsats og dine kompetencer. Det er to forskellige dokumenter med forskellige formål, og din arbejdsgiver er ikke forpligtet til at give en positiv vurdering.

Hvad gør du, hvis du ikke kan få en erklæring?

Opstår der alligevel problemer, er der flere alternativer, der ofte kan løse opgaven. Dine seneste tre lønsedler, din ansættelseskontrakt og dit årsopgørelse fra SKAT kan i mange tilfælde dokumentere det samme som en erklæring, især hvis modtageren primært er interesseret i din indkomst. Du kan også indhente indkomstoplysninger via skat.dk, hvor du finder en oversigt over din registrerede indkomst.

Hvis du er nyansat og endnu ikke har modtaget lønsedler, er ansættelseskontrakten din vigtigste dokumentation, og det er her, du kan få mest ud af at have læst den grundigt. Er kontrakten tidsbegrænset eller har du prøvetid, er det værd at være ærlig over for modtageren, i stedet for at lade den opdage det selv. Forskellen i lønniveau mellem brancher kan i øvrigt være markant, og hvis du er nysgerrig på, hvordan din indkomst ser ud i forhold til andre, kan du se gennemsnitsløn i Danmark for et overblik.

Kender du din branche og dit lønniveau godt, står du også stærkere, når du skal forhandle eller dokumentere din indkomst over for en bank. Er du for eksempel sygeplejerske eller pædagog, er lønnen ofte fastsat gennem overenskomst, hvilket gør den let at dokumentere og mere forudsigelig for modtageren.

Arbejdsgivererklæring og din næste jobansøgning

Selvom en arbejdsgivererklæring primært er et dokument til banker og myndigheder, kan den også spille en rolle, når du søger nyt job. Når du skriver din ansøgning, kan en klar dokumentation af din nuværende stilling og dine ansvarsområder give dig troværdighed, især hvis du søger en lederstilling eller et job med større ansvar. Her kan det være en fordel at kende til, hvad rekrutterere kigger efter, når du søger som leder, og hvordan konkrete beviser for din erfaring styrker dit budskab.

Den vigtigste pointe er, at en erklæring aldrig skal erstatte en overbevisende ansøgning, men den kan underbygge de påstande, du fremsætter. Når en rekrutterer læser, at du har varetaget et bestemt ansvar i tre år, giver en bekræftelse fra din nuværende arbejdsgiver fuld tryghed.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en arbejdsgivererklæring?

En arbejdsgivererklæring er en skriftlig bekræftelse fra din arbejdsgiver på, at du er ansat, samt på de centrale vilkår som stilling, ansættelsesdato, arbejdstid og løn. Den bruges som dokumentation over for banker, udlejere, myndigheder og andre tredjeparter.

Hvor lang tid tager det at få en arbejdsgivererklæring?

Det afhænger af virksomheden, men de fleste arbejdsgivere kan udfærdige en erklæring inden for få dage. Giv gerne en uges tid, og angiv en tydelig frist i din anmodning, så der ikke opstår misforståelser.

Er en arbejdsgivererklæring det samme som en ansættelseskontrakt?

Nej. En ansættelseskontrakt beskriver alle vilkår for ansættelsen i detaljer og indgås ved ansættelsens start. En arbejdsgivererklæring er en kortfattet bekræftelse af ansættelsen, som kan udstedes på ethvert tidspunkt og målrettes et bestemt formål.

Kan min arbejdsgiver nægte at udstede en arbejdsgivererklæring?

Der er ikke en bestemmelse, der udtrykkeligt pålægger arbejdsgiveren at udstede en arbejdsgivererklæring, men de fleste gør det uden problemer. Møder du modstand, kan din tillidsrepræsentant eller fagforening hjælpe dig med at stille kravet.

Skal en arbejdsgivererklæring være underskrevet?

Ja, en erklæring bør altid være dateret og underskrevet af en person med beføjelse hos virksomheden, typisk en leder, HR-medarbejder eller direktør. Uden underskrift kan modtageren afvise dokumentet som ugyldigt.

Vil du have hjælp til din næste ansøgning?

Er du på vej videre i karrieren, og skal din ansøgning sidde lige i skabet? Med JobMail kan du hurtigt skrive en målrettet og professionel ansøgning, der fremhæver dine styrker. Prøv JobMail gratis og kom et skridt tættere på dit næste job.